Pour configurer les paramètres de facturation de votre société dans l’application Softax, voici un guide étape par étape :

Étape 1 : Accéder aux Paramètres de Facturation #

1. Connectez-vous à votre compte Softax.
2. Dans le menu latéral, cliquez sur Configuration.
3. Sélectionnez Factures pour ouvrir les paramètres de facturation.

Étape 2 : Configurer les Paramètres de Facturation #

1. Préfixe numéro de facture : Entrez le préfixe que vous souhaitez utiliser pour vos numéros de facture, par exemple, FAC-.
2. Prochain numéro de facture : Définissez le numéro qui sera utilisé pour la prochaine facture, par exemple 2.
3. Échéance de règlement (en jours) : Saisissez le nombre de jours standard avant l’échéance de paiement après l’émission de la facture, souvent 30 jours.

Étape 3 : Options Avancées de Facturation #

1. Autoriser les collaborateurs à voir les factures où ils étaient assignés : Choisissez Oui pour permettre cette visibilité ou Non pour la restreindre.
2. Exiger que le client soit connecté pour voir la facture : Sélectionnez Oui pour renforcer la sécurité ou Non si ce n’est pas nécessaire.
3. Autoriser la suppression d’une facture uniquement si c’est la dernière facture : Choisissez Oui pour limiter la suppression ou Non pour plus de flexibilité.
4. Incrémenter le numéro de facture lors de la suppression : Sélectionnez Oui pour maintenir la séquence numérique ou Non pour réutiliser les numéros.
5. Exclure de la zone des clients les factures dont le statut est “Brouillon” : Si vous ne souhaitez pas que les clients voient les factures en brouillon, sélectionnez Oui.
6. Indiquer le contact commercial sur les factures : Choisissez Oui pour afficher cette information ou Non pour l’omettre.
7. Afficher le nom du projet sur la facture : Sélectionnez Oui si vous souhaitez que le nom du projet apparaisse sur les factures.

Étape 4 : Personnalisation de la Facture #

1. Montrer le montant payé sur la facture : Choisissez Oui pour afficher les paiements déjà effectués.
2. Montrer le crédit appliqué à la facture : Sélectionnez Oui pour montrer tout crédit utilisé.
3. Montrer le montant dû sur la facture : Si vous souhaitez afficher le solde restant, sélectionnez Oui.
4. Attach invoice PDF when sending payment receipt to email : Choisissez Oui pour joindre automatiquement la facture aux reçus de paiement.
5. Format de numérotation de facture : Sélectionnez le format de numérotation que vous préférez pour vos factures.
6. Note client par défaut : Saisissez toute note que vous souhaitez inclure par défaut sur toutes les factures.
7. Termes et conditions générales par défaut : Entrez vos termes et conditions qui seront inclus sur chaque facture.

Étape 5 : Sauvegarder les Paramètres #

1. Après avoir effectué vos sélections et saisi toutes les informations nécessaires, cliquez sur Enregistrer les réglages pour appliquer les modifications à votre configuration de facturation.

Conseils supplémentaires : #

• Prenez le temps de réfléchir aux implications de chaque paramètre pour votre processus de facturation et pour l’expérience client.
• Assurez-vous que les termes et conditions générales par défaut sont revus par un professionnel légal pour éviter toute complication future.
• Pensez à l’expérience utilisateur de vos clients et comment ces paramètres pourraient affecter leur compréhension et leur gestion des factures.